Oświadczenie na temat ochrony prywatności podczas rekrutacji

1. Wprowadzenie

Celem niniejszego Oświadczenia jest przedstawienie sposobu, w jaki grupa Gunnebo obchodzi się z danymi osobowymi kandydatów do pracy, a także praw przysługujących kandydatom na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych. W niniejszym Oświadczeniu informacje tego rodzaju są określane terminem „dane zgłoszeń".

Niniejsze Oświadczenie dotyczy zgłoszeń przesłanych za pośrednictwem stron z ofertami pracy, serwisu LinkedIn, strony internetowej lub intranetowej grupy Gunnebo oraz za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, takich jak agencje rekrutacyjne i serwisy z ogłoszeniami o pracę. Ma również zastosowanie do zgłoszeń przesyłanych innymi metodami, takimi jak poczta tradycyjna i elektroniczna.

Wyjaśnienie zdefiniowanych terminów wykorzystywanych w niniejszym dokumencie można znaleźć w glosariuszu poniżej.

2. Informacje ogólne: 10 zasad ochrony danych w grupie Gunnebo

W odniesieniu do danych zgłoszeń grupa Gunnebo przestrzega 10 zasad ochrony danych:

  1. Uczciwość i przejrzystość. Przekazujemy właścicielom danych informacje o tym, w jaki sposób grupa Gunnebo przetwarza dane zgłoszeń.
  2. Przetwarzanie danych zgodnie z prawem. Dane zgłoszeń przetwarzamy wyłącznie z właściwych, zgodnych z prawem powodów.
  3. Ograniczenie celu. Gromadzimy wyłącznie dane zgłoszeń służące konkretnym potrzebom biznesowym grupy Gunnebo. Jeśli chcemy ponownie wykorzystać dane zgłoszeń w innym celu, musimy się upewnić, że cele te są ze sobą zgodne.
  4. Minimalizacja zakresu danych. Dane zgłoszeń przetwarzamy tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne.
  5. Dokładność. Dbamy o dokładność, kompletność i aktualność danych zgłoszeń.
  6. Przechowywanie danych. Dane zgłoszeń przechowujemy tylko przez czas, w jakim ich potrzebujemy. Jeśli dane zgłoszeń przestają być potrzebne, usuwamy je lub poddajemy anonimizacji.
  7. Bezpieczeństwo. Dane zgłoszeń przesłane do grupy Gunnebo chronimy przed utratą lub kradzieżą. Dbamy o to, aby nasi usługodawcy również chronili dane zgłoszeń.
  8. Prawa jednostki. Zapewniamy osobom fizycznym prawo do wglądu w dane ich zgłoszeń, ich korygowania lub usuwania bądź też zgłaszania sprzeciwu wobec wykorzystywania tych danych w określonych celach.
  9. Przesyłanie danych zgłoszeń. Stosujemy zabezpieczenia chroniące przed wysłaniem danych zgłoszeń poza Europę.
  10. Odpowiedzialność. Podejmujemy niezbędne działania, aby sposób przetwarzania danych zgłoszeń był zgodny z niniejszymi 10 zasadami ochrony danych.

3. Jakie dane zgłoszeń zbiera grupa Gunnebo?

Generalnie grupa Gunnebo gromadzi w procesie rekrutacji tylko dane zgłoszeń niezbędne do oceny kandydata pod kątem wymogów stanowiska, o które się ubiega. Może to obejmować następujące kategorie:

  • Informacje podawane w celu założenia konta („Profilu") na stronach z ofertami pracy, takie jak adres e-mail.
  • Dane podawane przez kandydata w przypadku ubiegania się o wolne stanowisko w grupie Gunnebo, takie jak informacje o kandydacie, jego umiejętnościach i przydatności na określone stanowiska, czyli na przykład imię i nazwisko, dane kontaktowe, narodowość, kwalifikacje zawodowe, historia zatrudnienia, zainteresowania, doświadczenie i kopia CV.
  • Informacje zebrane przez grupę Gunnebo w ramach procesu rekrutacji, takie jak wyniki uzyskane w centrach oceny, podczas rozmów kwalifikacyjnych lub innych sprawdzianów oraz informacje dostarczone przez osoby polecające kandydata.
  • Informacje związane z korzystaniem przez kandydata z naszej witryny internetowej, na przykład adres IP. Informacje te mogą być zbierane przy użyciu technologii plików cookie. Więcej informacji o tym, w jaki sposób grupa Gunnebo wykorzystuje pliki cookie, można znaleźć w naszych Zasadach ochrony prywatności w witrynie internetowej .

Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących za przestępstwo lub informacje medyczne będą pozyskiwane tylko w przypadkach dozwolonych przez prawo miejscowe.

Informacje, o które prosimy, będą oznaczone jako obowiązkowe lub opcjonalne.

4. W jaki sposób grupa Gunnebo wykorzystuje dane zgłoszeń?

Do głównych celów, w jakich używamy danych zgłoszeń, należą:

  • Obsługa i przetwarzanie zgłoszeń kandydatów do pracy, na przykład w celu oceny zdolności kandydata do spełnienia wymogów danego stanowiska, opracowania „krótkiej listy" wybranych kandydatów oraz weryfikacji kwalifikacji zawodowych i referencji dostarczonych przez kandydatów.
  • Usprawnienie procesu przesyłania zgłoszeń, na przykład w celu zapewnienia, że nasza witryna internetowa, serwis intranetowy i portal z ofertami pracy są łatwe w obsłudze oraz zawierają właściwe i przydatne informacje.
  • [Przestrzeganie naszego kodeksu postępowania, na przykład w celu zapewnienia, że działamy zgodnie z naszymi wartościami, a w szczególności w celu monitorowania stosowania polityki równych szans.]

    W ramach kontroli kandydatów przed zatrudnieniem możemy weryfikować dane zgłoszenia podane przez kandydata podczas procesu rekrutacji i/lub zbierać dane osobowe kandydata z innych źródeł. Może to obejmować sprawdzanie kwalifikacji kandydata, obejmowanych przez niego stanowisk kierowniczych, historii finansowej (np. upadłości konsumenckiej) oraz danych o karalności. W takim przypadku:
  • Kandydat zostanie poinformowany z wyprzedzeniem o tym, które aspekty jego danych zgłoszenia zostaną zweryfikowane i na czym będzie polegać kontrola przed zatrudnieniem.
  • Informacje o wyrokach skazujących (jeśli zostały zebrane) lub dane medyczne będą gromadzone wyłącznie za pośrednictwem oficjalnych, upoważnionych źródeł i zgodnie z obowiązującym prawem.

    Jeśli będzie to konieczne i stosowne, w zależności od stanowiska, o które ubiega się kandydat, przed rozpoczęciem pracy w naszej firmie możemy również wymagać od niego przeprowadzenia testów na obecność narkotyków i alkoholu.

    WAŻNE: Jeśli kandydat zaznaczy, że nie ma prawa do pracy w kraju, w którym ubiega się o stanowisko, system automatycznie odrzuci jego zgłoszenie, w związku z czym nie zostanie ono rozpatrzone przez grupę Gunnebo. Jeśli jednak kandydat chce wyjaśnić nam swoją sytuację, prosimy o kontakt przy użyciu danych kontaktowych podanych w punkcie 9 poniżej.

    Grupa Gunnebo przetwarza dane zgłoszeń tylko wtedy, gdy ma ku temu podstawę prawną. Przetwarzanie danych zgłoszeń przez grupę Gunnebo wynika zazwyczaj z tego, że jest niezbędne do podjęcia decyzji, czy zawrzeć z danym kandydatem umowę o pracę. W niektórych przypadkach przetwarzanie danych może też być uzależnione od zgody kandydata (którą ma on prawo odwołać) lub niezbędne w celu spełnienia wymogów prawnych bądź związanych z legalną działalnością biznesową (na przykład jeżeli jest to konieczne do poznania kandydatów wystarczająco szczegółowo, aby zapewnić im odpowiednią obsługę rekrutacyjną).

5. Komu są ujawniane dane zgłoszeń?

a.       W obrębie grupy Gunnebo

Grupa Gunnebo ogranicza dostęp do danych zgłoszeń wyłącznie do tych pracowników grupy Gunnebo, którym znajomość tych informacji jest niezbędna. Niektórzy pracownicy grupy Gunnebo będą na przykład mieli dostęp do danych zgłoszeń w celu przetworzenia zgłoszenia kandydata i zarządzania cyklem rekrutacji.

b.      Poza grupą Gunnebo

Grupa Gunnebo udostępnia dane zgłoszeń upoważnionym usługodawcom zewnętrznym w celu prowadzenia rekrutacji i zarządzania nią. Dane osobowe kandydata możemy na przykład udostępnić tym usługodawcom w celu przeprowadzenia kontroli i weryfikacji zgłoszenia oraz informacji, które kandydat przekazał grupie Gunnebo. Obejmuje to weryfikację kwalifikacji akademickich i zawodowych kandydata.

Ogólnie rzecz biorąc, grupa Gunnebo ujawnia dane zgłoszeń podmiotom zewnętrznym i usługodawcom wyłącznie w następujących sytuacjach:

  • gdy wymaga tego prawo;
  • w odpowiedzi na uzasadnione żądanie pomocy ze strony policji lub innego organu ścigania; a także
  • aby zasięgnąć porady prawnej od współpracujących z grupą Gunnebo prawników zewnętrznych lub w związku z postępowaniem sądowym dotyczącym podmiotu zewnętrznego.

6. Jak długo grupa Gunnebo przechowuje dane zgłoszeń?

Dane zgłoszeń przechowujemy zgodnie z naszymi wewnętrznymi zasadami i procedurami odnoszącymi się do przechowywania danych. Jeśli zgłoszenie kandydata zostanie odrzucone (lub kandydat odrzuci propozycję pracy), odnośne dane zgłoszenia zostają zazwyczaj zniszczone w ciągu [6–18 miesięcy] (w zależności od jurysdykcji), aby spełnić prawnie wymagane zobowiązania i abyśmy mogli ponownie skontaktować się z danym kandydatem, jeśli pojawi się inna odpowiednia dla niego oferta pracy. Aby uzyskać więcej informacji na temat przechowywania danych zgłoszeń, należy skontaktować się z nami.

Jeśli zgłoszenie zostanie rozpatrzone pozytywnie, a kandydat rozpocznie pracę w grupie Gunnebo, jego dane osobowe będą przechowywane zgodnie z naszymi wewnętrznymi wytycznymi i procedurami odnoszącymi się do przechowywania danych. Więcej informacji zostanie podanych kandydatowi w momencie rozpoczęcia pracy.

7. Gdzie grupa Gunnebo przechowuje dane zgłoszenia?

Kandydaci powinni być świadomi, że ich dane zgłoszeń mogą być przesyłane do miejsca znajdującego poza krajem ich zamieszkania i tam przechowywane, a w miejscu tym mogą obowiązywać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mniej restrykcyjne niż w kraju zamieszkania kandydata lub może takich przepisów w ogóle nie być. Dane zgłoszeń mogą być również przetwarzane przez pracowników działających poza krajem zamieszkania kandydata, zatrudnionych przez nas lub jednego z naszych dostawców, na przykład w zakresie świadczenia usług wsparcia.

Ilekroć dane zgłoszenia kandydata będą przesyłane poza jego kraj zamieszkania, podejmiemy prawnie wymagane działania, aby zapewnić odpowiednie zabezpieczenia służące ochronie danych zgłoszenia oraz zagwarantowaniu, że są one traktowane w sposób bezpieczny i zgodny z niniejszym Oświadczeniem. Kandydaci zamieszkali w EOG lub w Wielkiej Brytanii mogą skontaktować się z nami w celu uzyskania kopii zabezpieczeń, jakie wprowadziliśmy w celu ochrony danych zgłoszeń oraz praw do ochrony prywatności w takich sytuacjach.

8. Egzekwowanie praw kandydata

Kandydat może mieć prawo do zażądania dostępu do swoich danych zgłoszenia przechowywanych przez grupę Gunnebo, ich skorygowania lub usunięcia. Kandydat może również mieć prawo do zgłaszania sprzeciwu wobec przetwarzania danych zgłoszenia, żądania ograniczenia zakresu tego przetwarzania oraz żądania przesłania mu czytelnej maszynowo kopii danych zgłoszenia, które przekazał grupie Gunnebo. Należy pamiętać, że dane kontaktowe można zaktualizować w profilu na koncie online.

Każde żądanie dotyczące egzekwowania tych praw zostanie rozpatrzone przez grupę Gunnebo indywidualnie w zależności od przypadku. Mogą zaistnieć okoliczności, w których nie będziemy prawnie zobowiązani do spełnienia żądania kandydata ze względu na przepisy obowiązujące w danej jurysdykcji lub odnośne wyłączenia prawne przewidziane w przepisach o ochronie danych.

9. Kontakt z nami

Aby dowiedzieć się więcej na temat kwestii związanych z niniejszym Oświadczeniem lub skorzystać z praw, o których mowa w punkcie 8, należy skontaktować się z działem prawnym grupy Gunnebo pod adresem privacy@gunnebo.com.

W razie wątpliwości dotyczących sposobu, w jaki grupa Gunnebo obchodzi się z danymi zgłoszeń, można złożyć skargę do właściwego urzędu ds. ochrony danych osobowych. Zachęcamy jednak, aby w pierwszej kolejności zgłaszać takie wątpliwości grupie Gunnebo.

 

Ostatnia aktualizacja: 05.02.2018

 

Glosariusz

 

Dane zgłoszeniaDane osobowe dotyczące kandydatów ubiegających się o pracę.
Urząd ds. ochrony danych osobowych Odpowiedni organ nadzorczy odpowiedzialny za kwestie dotyczące prywatności lub ochrony danych w jurysdykcji właściwej dla grupy Gunnebo i/lub spółki należącej do grupy Gunnebo.
Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) EOG obejmuje wszystkie państwa członkowskie Unii Europejskiej oraz Islandię, Liechtenstein i Norwegię. 
Dane osobowe Informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby (tj. dane dotyczące pracowników, kontrahentów, kandydatów, pracowników dostawców i podwykonawców, zleceniobiorców, klientów, pacjentów używających naszych produktów oraz osób korzystających z naszej witryny internetowej lub centrów usług).  Obejmują one imiona i nazwiska, adresy, adresy e-mail, zgłoszenia na stanowiska pracy, informacje dotyczące konta użytkownika oraz korespondencję. Dane osobowe mogą również obejmować informacje odnoszące się do przeglądanych stron internetowych (np. dane związane z konkretnym plikiem cookie) i adresy IP, jeżeli takie informacje mogą być powiązane z konkretną osobą. 
Kontrole przed zatrudnieniemSprawdzenie danych osobowych dotyczących potencjalnego pracownika grupy Gunnebo, pozyskanych ze źródeł innych niż kandydat. Przykłady: obejmowane stanowiska kierownicze, historia finansowa, kwalifikacje i dane o karalności.
Przetwarzanie Wykonywanie dowolnych czynności związanych z danymi osobowymi; obejmuje to ich zbieranie, przechowywanie, uzyskiwanie do nich dostępu, łączenie ich z innymi danymi, udostępnianie ich podmiotom zewnętrznym, a nawet usuwanie.